מזכיר/ה אגפית למילוי מקום זמני

פרטי המשרה:

מאפייני התפקיד ותכולתו

ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של אגפי הרישוי והתכנון, הכולל:
– תיאום פגישות וישיבות, ניהול יומן מנהלי האגף.
– סיוע, עזרה וגיבוי בתחום האדמיניסטרטיבי למנהלי האגפים.
– הזנת משימות במערכות לניהול פרויקטים, כגון ו-Monday
– סנכרון, שת"פ ועבודה בשיתוף עם העוזרת האישית של סמנכ"ל החטיבה.

רכש והתקשרויות:
– הפקת הזמנות רכש וחשבונות לתשלום – במערכת הנהלת חשבונות
– טיפול בפתיחת ספקים, וטפסים למילוי.
– מעקב אחר הזמנות רכש – מרגע קבלת בקשה ועד המצאת הזמנת רכש מאושרת.
– טיפול מלא בהסכמים, כולל איסוף מסמכים, בדיקת תקינות, וידוא כלל התנאים לחתימת הסכם, מעקב אחר סבב חותמים ועדכון נותני השירותים.
– מעקב ובקרה אחר תשלומים.
– עבודה צמודה מול PMO החטיבה בנושא בקרה תקציבית חטיבתית ואגפית.

הפניה מתייחסת בלשון זכר/נקבה אך מיועדת לכלל המגדרים.

דרישות

השכלה:
– 12 שנות לימוד – חובה
– תואר אקדמי (ראשון ו/או הנדסאי) ממוסד השכלה גבוה מוכר – יתרון

ותק וניסיון קודם:
– ניסיון מקצועי קודם בתחום האדמיניסטרטיבי ו/או ניהול משרד – חובה
– עבודה בחברות יזמיות ו/או רשויות בתחום התכנון ו/או הבנייה– יתרון
– ניסיון בניהול התקשרויות מול ספקים וממשקים חיצוניים ופנימיים – יתרון משמעותי.
– יכולת עבודה מוכחת בסביבה מרובת משימות.
– עברית ברמת שפת אם – חובה. אנגלית ברמה טובה.

ידע בתוכנות:
– שליטה מלאה בתוכנותoffice כולל ניסיון בהכנת מצגות, דו"חות וניהול יומן- חובה
– היכרות עם מערכות חשבונאיות (ONE ERP, PRIORITY) – יתרון משמעותי
– היכרות עם תוכנת Canva – יתרון.
– שליטה בתכנת Monday – יתרון.
– היכרות עם כלי בינה מלאכותית לייעול אדמיני והוצאת מידע – יתרון
– היכרות עם עולם הבניה, הרישוי ו/או התכנון – יתרון.

תכונות אישיות נדרשות:
יושרה ואמינות, מערכתיות, חריצות, מוטיבציה יוזמה ויצירתיות.
יכול לתת מענה למספר גורמים ולעסוק במספר משימות במקביל.
תודעת שירות ותקשורת בין אישית מפותחת, סדר וארגון תוך ירידה לפרטים, יכולת הוצאה לפועל, כושר ביטוי בע"פ ובכתב, פוקוס ואבחנה בין עיר לתפל.