דרוש/ה מזכיר/ה לאגף הרישוי והתכנון

פרטי המשרה:

לחברה העוסקת בפיתוח והשבחת קרקעות, דרוש/ה מזכיר/ה לאגף הרישוי והתכנון (בתוך חטיבת ייזום ופיתוח).

ניהול אדמיניסטרטיבי מלא של אגף הרישוי והתכנון, הכולל:
 תיאום פגישות וישיבות, ניהול יומן מנהלי האגף.
 סיוע, עזרה וגיבוי בתחום האדמיניסטרטיבי, כעוזר/ת אישי/ת למנהלי האגף.
 תמיכה במנהלי הרישוי במעטפת אדמינית נדרשת.
 הזנת משימות במערכות לניהול פרויקטים, כגון “רמדור” ו-Monday
 סנכרון, שת”פ ועבודה עם העוזרת האישית של סמנכ”ל החטיבה.

רכש, התקשרויות ותכניות עבודה:
 טיפול בפתיחת ספקים והזמנות לספקים במערכות המידע של החברה.
 מעקב אחר הזמנות רכש – מרגע קבלת בקשה ועד המצאת הזמנת רכש מאושרת.
 טיפול מלא בהסכמים, כולל איסוף מסמכים, בדיקת תקינות, וידוא כלל התנאים לחתימת הסכם, מעקב אחר סבב חותמים ועדכון נותני השירותים.
 מעקב ובקרה אחר תשלומים.
 עבודה צמודה מול PMO בנושא בקרה תקציבית חטיבתית ואגפית.
 הזנת כרטיסיות תקציב על פי תכנית העבודההשכלה:
 12 שנות לימוד – חובה
 תואר אקדמי (ראשון ו/או הנדסאי) ממוסד השכלה גבוה מוכר – יתרון משמעותי

ותק וניסיון קודם:
 ניסיון מקצועי קודם בתחום האדמיניסטרטיבי ו/או ניהול משרד – חובה
 עבודה בחברות יזמיות ו/או רשויות בתחום התכנון ו/או הבנייה– יהווה יתרון משמעותי.
 ניסיון בניהול התקשרויות מול ספקים וממשקים חיצוניים ופנימיים.
 יכולת עבודה מוכחת בסביבה מרובת משימות.
 עברית ברמת שפת אם – חובה. אנגלית ברמה טובה.

ידע בתוכנות:
 שליטה מלאה בתוכנות office כולל ניסיון בהכנת מצגות, דו”חות וניהול יומן- חובה
 היכרות עם מערכות חשבונאיות – יתרון משמעותי
 היכרות עם תוכנת Canva – יתרון.
 שליטה בתכנת Monday – יתרון.
 היכרות עם כלי בינה מלאכותית לייעול אדמיני והוצאת מידע – יתרון.
 היכרות עם עולם הבניה, הרישוי ו/או התכנון – יתרון.

תכונות אישיות נדרשות:
יושרה ואמינות, מערכתיות, חריצות, מוטיבציה יוזמה ויצירתיות.
תודעת שירות ותקשורת בין אישית מפותחת, סדר וארגון תוך ירידה לפרטים, יכולת הוצאה לפועל, כושר ביטוי בע”פ ובכתב, פוקוס ואבחנה בין עיר לתפל.