דרוש/ה פקיד/ת קבלה

פרטי המשרה:

מהות התפקיד
אחריות למתן שירות אדמיניסטרטיבי ולתמיכת שירות לקוחות בקומת ההנהלה. במסגרת התפקיד נדרש קבלת אורחים, מענה לטלפונים, ניהול דלפק הקבלה וביצוע משימות משרדיות נוספות לפי הצורך.
תחומי אחריות עיקריים
קבלת אורחים וניהול עמדת הקבלה :
• קבלת והכוונת אורחים, כולל הכנת קפה לאורחים הממתינים.
• מעקב אחר זמינות חדרי ישיבות, הכנתם לפגישות, ווידוא ניקיונם בסיום.
• איוש רציף של עמדת הקבלה (בזמן ארוחת צהרים מתבצעת החלפה ע”י מזכירה אחרת).
• מענה מקצועי ויעיל לשיחות טלפון ופניות.
• אחריות לניהול מלאי מחסן הלשכה, מעקב אחר תוקף מוצרים והזמנת ציוד נדרש.
סיוע ללשכת המנכ”ל במשימות שוטפות:
• עבודה שוטפת במערכת “מעלה” – פתיחת הזמנות, הסטות, הוצאת קבלות ועבודה מול מחלקת רכש וספקים.
• תמיכה בפרויקטים של רווחת עובדים (ניהול אקסלים, הזמנות, מעקב ועוד).
• טיפול במשימות שוטפות משתנות בהתאם לצרכי הלשכה.
• מילוי והזמנת מלאי שתייה יומי למקררי לשכת המנכ”ל.
• ביצוע הזמנה שבועית למטבחון הקבלה.דרישות וכישורים
כישורי חובה:
• תקשורת בינאישית ויחסי אנוש מצוינים.
• מסירות, אמינות ויכולת עבודה בסביבה דינמית.
• תודעת שירות גבוהה ואדיבות.
• יוזמה ויכולת סגירת משימות מקצה לקצה.
יכולות מקצועיות:
• יכולת ניהול זמן, סדר וארגון ברמה גבוהה.
• כישורי מולטיטאסקינג מוכחים.
• שליטה בתוכנות מחשב – אאוטלוק, אקסל.
• יכולת ביטוי טובה בכתב ובע”פ.
• גמישות ופתרון בעיות באופן עצמאי.